档案室有一种很典型的问题：
系统显示档案在库，但工作人员站在档案架前就是找不到。
原因往往并不复杂。
有人借出来以后放错位置了，或者归还的时候插到了旁边的档案盒里。
几千份档案的时候还能慢慢找，如果是几万甚至几十万份，找错架档案就很痛苦。
RFID档案管理比较有价值的地方，其实不是把纸质档案“电子化”，而是让实体档案更容易被找到。
RFID标签就是实体档案的身份证
通常会在档案袋、档案盒或者文件夹上安装RFID标签。
标签EPC与档案编号绑定。
工作人员使用RFID手持机沿档案架盘点时，不需要把每个档案盒抽出来查看条码，可以连续读取附近的标签。
系统原本认为这一层应该有100份档案。
实际盘到98份。
马上就知道少的是哪两个编号。
如果某份档案被放到了错误的区域，继续用手持设备搜索，也更容易找到。
“能读很远”在档案室里反而可能是坏事
这是档案RFID项目特别容易产生的误区。
有人会觉得标签读取距离越远越好。
实际上档案架通常非常密。
左右两排、上下几层都可能有标签。
如果读取范围太大，工作人员盘第三层的时候，把第二层和第四层一起读进来了，反而不好判断档案究竟在哪一层。
所以档案管理追求的是读取范围可控，而不是单纯追求最远距离。
手持机的功率、工作人员移动速度、标签方向以及档案架材质，都需要一起测试。
如果档案柜是金属结构，对射频环境的影响还会更明显。
借出去以后，系统也应该知道在谁手里
只有盘点功能，其实还不算完整的档案管理。
档案被借出时，可以通过工作台或者RFID读写设备登记。
系统记录：
哪份档案；
谁借走；
什么时间借；
预计什么时候归还。
归还时再次读取标签，状态恢复为“在库”。
这样工作人员查询档案时，不会再出现系统显示“找不到”，最后才发现其实被某个部门借走了。
对于要求比较高的档案室，还可以结合RFID智能档案柜。
柜门打开、档案取出或者归还后，系统更新状态。
有些场景还会结合权限控制，只有授权人员才能打开指定柜体。
项目上线前最好做一次“满架测试”
档案标签单张测试很容易。
真正困难的是几百张标签密集排列以后还能不能稳定盘点。
所以我们做类似项目时，更建议直接准备一个真实档案架。
按照平时的密度把档案盒全部摆满。
然后测试盘点速度、漏读情况、串层读取和查找效果。
发现问题以后再调标签位置、设备功率和操作方式。
这样上线以后才不会出现“样品测试很好，真正放满档案就不好用了”的情况。
RFID档案管理最后要解决的其实就是三个非常具体的问题：
档案还在不在、现在在哪里、是谁拿走了。
能稳定回答这三个问题，这套系统就已经有实际价值。
