在档案管理工作中快速检索和提高管理效率已成为迫切需要解决的问题。传统采用的管理方法主要是利用档案编号和条形码标记进行内部排架和定位，以及实物档案的物流管理。这种方法效率低、文件查询和清点困难、处理时间长。深圳艾森物联技术有限公司针对这一现状推出了基于RFID射频识别技术的档案管理解决方案——RFID文件管理系统。
RFID文件管理系统的工作流程
文件入馆：
盘点：文件管理信息系统出盘点指令，RFID阅读器立即收集文件的相关信息和相应的位置信息，并自动返回收集的信息与系统中的数据进行核对。同时，管理人员还可以使用手持机现场盘点。
查阅：
安全管理：可以实现对档案的实时监控，防止档案被破坏或被盗。
防盗管理：当文件被取出时，出口处的RFID阅读器识别到RFID电子标签，并用出站指令信息进行检查。如果文件异常离开该位置监控模块将激活报警并发出警报。
系统优势：
非接触式数据采集。管理人员在贴有RFID电子标签的档案盒前就可以读取到到文件的具体名称、数量、摘要等信息。
扫描速度快，数据处理量大。RFID阅读器可以同时采集数百个标签，比传统的条形码扫描方式快100多倍。与条形码等传统数据存储介质相比，电子标签存储的信息量大，使用寿命长，可重复使用。
安全性高。电子标签的数据访问具有加密机制，因此不可能伪造和非法篡改信息。
电子标签具有很强的抗污染性能和耐久性。
体积小，形状多样。电子标签基本不受大小形状限制，对文件管理的适应性强。
可重复使用。射频识别标签可以反复擦除存储的数据，方便更新文件信息，但条码打印后无法更改。
渗透和无障碍阅读，射频识别标签上面覆盖有纸、木材或塑料等非金属材料时，仍能进行通信。但是，条形码扫描只能近距离读取信息，中间不能存在物体阻挡。
电子标签具有EAS防盗功能，可以防止文件丢失，实现防盗报警功能。
